Вміти створити змістовний і зрозумілий проект завдання не з легких. Та це важлива навичка для успіху Громадської організації. У цей процес важливо залучати людей з різним досвідом і компетенціями, враховувати пріоритети, які ставить перед вами донор тощо. Можемо з упевненістю сказати, що точно не існує універсальних правил, які зроблять з вас переможців. Тому команда ReHERIT зібрала для вас поради на чому варто сфокусуватися під час написання проекту, де можуть бути типові помилки і що деталі важливі.
З ЧОГО ПОЧАТИ
- Читайте методику експертного оцінювання. Це документ про те, що в заявці мають побачити експерти. Описуйте коротко+чітко+зрозуміло у форматі «ідея—контекст—висновок».
- Дивіться на заявку очима грантонадавача. Думайте про те, що для нього є пріоритетом та яким чином ваша діяльність по проекту підкріпить ці пріоритети.
- Проговоріть те, що ви плануєте описати в заявці з кількома людьми з різних аудиторій. Розповідайте про ті аспекти, які будуть цікаві аудиторії зі сфери вашої діяльності, але говоріть доступно аби можна було легко зрозуміти, що ви робите і навіщо. Подумайте — чи всі вас зрозуміли?
- Плануйте, що будете робити, яка у вас команда та ресурси. Не забувайте вносити співфінансування та інформацію про власний внесок. Часто власним внеском може бути поточна робота вашої команди.
- Готуйте заявку заздалегідь. Читайте та перечитуйте. Не пишіть в останню ніч або за годино до дедлайну.
- Ставте питання для уточнення нюансів до грантонадавача вчасно. Перевірте список необхідних документів та інструкції кілька разів. Читайте дрібний шрифт та додатки.
- Якісний проект — це якісний кошторис. Усі рядочки пояснюють конкретну діяльність щодо реалізації проекту. Долучайте до команди бухгалтера на етапі підготовки заявки. Читайте інструкцію до бюджету з бухгалтером.
- Якщо ви просите багато грошей, то пам’ятайте, що, якщо ви не поясните детально, для чого та чому саме стільки, то це враховують при оцінюванні та звітуванні не на вашу користь. Пропорційність та гармонійність кошторису підсилює проект. Прописуйте специфікації до активностей і бюджету — це сприятиме об’єктивній оцінці. Прописуйте коментарі до статей витрат.
- Робочий план резюмує заявку та кошторис — це пов’язані історії. Заявка-План-Кошторис мають співпадати.
- Використовуйте можливість спілкуватися з експертами через коментарі до вашої проектної заявки. Саме так ви можете пояснити те, що ховається між рядків.
- Не ховайте темні зони, які ви не можете деталізувати, через те, що не знаєте це зараз. Поясніть чому, поінформуйте про попередні домовленості та проект і як ви плануєте це вирішити.
- Поясніть контекст. Контекст — це не тільки про середовище у якому ви плануєте реалізовувати проект, дивіться на політики та сприяйте їхній реалізації.
- Закладайте час, кошти та людські ресурси на моніторинг проекту. Моніторинг — це те, що дає вам аргументи для відстоювання ідеї вашого проекту.
ЯК НЕ НАЛАМАТИ ДРОВ
Бюджет
- Великі заходи проекту варто розбивати на дрібніші. Це полегшує складання графіку і бюджету;
- Врахуйте усі необхідні ресурси (людські, грошові, часові) для реалізації проекту;
- Усе коштує грошей — тому враховуйте витрати навіть на дрібниці (канцтовари, кава/чай, телефон, комунальні послуги);
- Пам'ятайте про: валюту проекту та правила її використання курсів, правила звітування, забезпечення власного внеску;
- Консультуйтеся з бухгалтером та експертами.
Менеджмент
- Кожен донор виставляє свої умови «правила гри», тому вивчайте і проговорюйте правила на початку;
- Краще вкажіть усі ймовірні та малоймовірні ризики реалізації проекту під час розробки заявки.
- Хороший аналіз ризиків забезпечить виконання всіх ваших активностей. Ті активності, що підлягають великим ризикам, краще у проект не включати;
- Не робіть того, чого не передбачено в проекті (додаткові дослідження, піар-заходи, інші активності) — для донора це може означати, що ви неправильно планували залучення вашої команди і коштів, коли писали заявку;
- Узгодьте правила гри і відповідальності кожного з партнерів, якщо ви реалізуєте проект у партнерстві. Інакше потім буде хаос і відповідального не знайдете;
- Чітко прописуйте спільні партнерські активності і бюджети, щоб не сталося так, що потім вашій команді доведеться усе робити самостійно;
- Цінуйте людські ресурси — не навантажуйте одну людину різними функціональними обов'язками та ще й за мінімальну суму оплати. Втратите ефективність і змістовність роботи, а потім час і гроші.
Комунікація
- Комунікація проектів — це важливо, але прописуйте адекватні показники і враховуйте, що не завжди медіависвітлення чи інші канали комунікації потрібні для вашого проекту;
- Менеджер, комунікаційник, бухгалтер, грантовий менеджер, координатор, дизайнер — це різні люди, а не одна людина за певну суму грошей. Тому цінуйте час і ресурси своєї команди;
- Не завжди потрібен повноцінний сайт для вашого проекту чи організації. Можливо вам достатньо буде мати односторінковий сайт (Landing page) з основною інформацією і контактами. Ніж повнофункціональний сайт, який коштуватиме дорого, вимагатиме час, гроші і людей, для того щоб з ним працювати.
Звітність
- Знайте якими документами і в якій формі ви будете звітувати.
- Робіть моніторинг ваших активностей і збирайте усі необхідні матеріали постійно, бо потім щось загубите.
- Робіть бекапи фото, відео, анкет тощо.
Автор: Влад Рудий
Обкладинка: Raul Angel
Матеріал створений на основі воркшопу з проектного менеджменту з Любою Мочарською (PPV Knowledge Networks), Олександрою Горчинською та Іриною Чужиновою (УКФ) під час тренінгів з «Ефективного управління культурною спадщиною» в Умані і Львові, організованого Лабораторією Міського Простору як складової проекту ReHERIT.